Zoeken

Virtueel vergaderen? Meer dan techniek!



Hoe ging het? Een week lang thuisgewerkt, video gebeld, ZOOM ontdekt, Mural uitgeprobeerd, en nog meer andere termen waarvan je het bestaan een week geleden misschien niet eens wist.

Jij en jouw team hebben afgelopen week een enorme leercurve gemaakt. Optimaliseer deze leerervaring en geef in week 2 aandacht aan jouw teamcultuur. Verspil geen tijd en energie aan opstartproblemen. Bouw een basis voor prettig, efficiënt en effectief samenwerken.


Zo krijg je interactie, inclusie én impact:

1.      Wat kan beter/anders?

Na een week is er een schat aan informatie wat wel en wat niet werkt binnen jouw team/project/programma als het gaat om virtueel samenkomen. Verzamel die informatie om er lering van te trekken en concrete afspraken te maken.

Noteer voor jezelf de volgende zaken en vraag jouw collega’s hetzelfde te doen. Dit kan heel simpel op een kladblad met pen en papier, in een tabel of in een online brainstorm tool. Kies wat voor jullie werkt.

Vond ik irritant


Bijvoorbeeld: als ik niet weet wie aan het praten is omdat alle microfoons aanstaan.


Vond ik prettig


Bijvoorbeeld: dat er beslispunten waren geformuleerd vooraf zodat ik weet waarop te focussen.


Dit zal ik voortaan doen


Bijvoorbeeld: bij de start van de vergadering benoemen wat ik uit deze vergadering wil halen en zelf daar tijdens de vergadering op letten.


Uit al frustraties en inzichten volgen concrete afspraken die specifiek voor jullie als groep gelden. Hoe gaan we de komende weken samenwerken?


Dit kan hele simpele regels zijn zoals:

-         Microfoon uit, tenzij je wilt spreken

-         Video aan, want het is fijn om je te zien

-         Naast de voorzitter is er ook een tijdsbewaker


2.      Ontdek de verborgen talenten in jouw team en benut ze

Jouw collega’s zijn meer dan hun functies. Misschien is er iemand in de groep die jarenlang ervaring heeft met mediteren. Of is een collega een kei in het luisteren, samenvatten en doorvragen (LSD). Wie in jullie team is goed in dingen visueel weergeven? Benut al die talenten door ze een rol te geven. Kan die ene collega de vergadering openen met twee minuten geleidde meditatie? Geef die LSD collega na elke agendapunt 5 minuten om door te vragen en samen te vatten. Laat de collega die goed kan tekenen aan het einde van de vergadering zijn/haar aantekening delen. Zo doe je een beroep op jouw teamgenoten op verschillende niveaus.


Virtueel vergaderen vraagt anders denken en anders doen. Het vraagt leiderschap van een ieder in het proces én het nemen van verantwoordelijkheid als groep. Ontdek wat specifiek voor jouw team werkt door te stoeien met ervaringen en daarvan te leren. Bouw aan jouw eigen teamcultuur, waar jullie ook zitten.


Tot slot een tip. Juist bij virtueel vergaderen is het fijn om focuspunten te hebben als afwisseling van alle kleine schermen met gezichten. Hoe fijn zou dat zijn als er iemand is die hetgeen wat besproken is samen kan vatten in een schema of een schets, tijdens de vergadering? Als er niemand is in jouw team die dat kan doen, beveel ik van harte deze toppers aan binnen mijn netwerk:

  • Jing Foon Yu is verbeeldingskrachtpatser en ontwikkelt beeldmaterialen in verandertrajecten. Ze is op haar best in situaties waar teksten nog niet vast staan of waar taal een barrière vormt tussen mensen. Als designthinker weet ze de kern te raken en stakeholders te betrekken met pakkende beelden.

  • Nuala Burns heeft jarenlang ervaring in het begeleiden van verschillende ontwikkelroutes binnen organisaties volgens Theory U. Nuala traint mensen in het vertalen van hun (beleids)verhaal naar helder beeld en vangt parels in gesprekken met visual scribing.

  • Iris Jönsthövel is specialist in de interactie tussen men en technologie. Als ingenieur in industrieel design brengt ze (industrieel) design, vakmanschap, kunst, technologie en visuele communicatievaardigheden in evenwicht.

  • Marianne Zuur bekijkt zaken met een systemisch bril en maakt zichtbaar wat vast zit. Ze is een stevig & verbindend systeem-, proces- en mensbegeleider met hart voor techniek, en verstand van werkplezier & bewonersparticipatie.

“People who are truly strong lift others up. People who are truly powerful bring others together.” — Michelle Obama


'Actually, who are you not to be? Your playing small does not serve the world. There is nothing enlightened about shrinking so that other people won't feel insecure around you. We are all meant to shine, as children do.'

-Marianne Williamson-

KvK 65773322