Zoeken

Neem de touwtjes in handen bij digitaal (samen)werken, deel twee

Een ontmoeting van zienswijzen tussen Oost en West: samenspel van grenzen en ruimte.


We worstelen er op dit moment (bijna) allemaal mee: hoe krijg of behoud je in deze tijd een gevoel van zelfsturing, nu op afstand werken de norm is? Collega’s krijgen tijdens het videovergaderen een inkijkje in jouw persoonlijke ruimte en je staat constant ‘aan’, want het onderscheid tussen privétijd en werktijd begint steeds verder te vervagen.


Volgens Cornelis Bakker, een Nederlands-Amerikaanse psychiater, heeft een mens territoria nodig. De mate van aanspraak kunnen maken op territoria bepaalt de vorming en beleving van de eigen identiteit, veiligheid en vrijheid. Ik vraag me af welke invloed deze manier van werken hierop heeft.


Mijn hypothese: door de vlucht die thuiswerken (noodgedwongen) heeft genomen, is onze beleving van aanspraak kunnen maken op eigen territoria verloren gegaan, of in ieder geval sterk verminderd. Dit heeft een negatieve invloed op onze perceptie van zelfsturing en ons gevoel van veiligheid, identiteit en vrijheid. Het ervaren van ‘Zoom fatigue’ en ‘MS Teams terreur’, oftewel je volkomen uitgeput voelen na de zoveelste videovergadering, zijn actuele voorbeelden van symptomen van dat verlies.


Om erachter te komen welke grenzen we wél kunnen stellen bij het digitaal samenwerken om meer ruimte en autonomie te ervaren, combineer ik de vier territoria die Bakker onderscheidt met de vier Japanse woorden voor ruimte. Het resultaat is een ontmoeting van zienswijzen uit het Westen en het Oosten in de virtuele ruimte, met concrete suggesties voor zowel thuiswerken als digitaal samenwerken.


Hieronder volgt deel twee van het vierluik. Bezieling en jouw persoonlijke ruimte Wanneer je in gesprek bent met iemand, hoe dichtbij mag diegene dan bij je komen staan? De afstand hangt af van jouw relatie met diegene, maar is ook afhankelijk van de culturele context. Verschillende culturen gebruiken verschillende afstanden. Het kunnen bepalen van de afstand tussen jou en de ander geeft een gevoel van controle over jouw persoonlijke ruimte.


Deze persoonlijke ruimte van Bakker koppel ik aan het Japans woord ‘TOKORO’, oftewel ‘de bezieling van een locatie’. Volgens ‘TOKORO’ kan een gebouw niet in Tokyo zijn, zonder dat Tokyo in het gebouw zit. ‘TOKORO’ vertaalt naar werken op afstand, betekent jezelf de vraag stellen: hoe is de relatie tussen jou en jouw thuiswerkplek?


Suggesties:

  • Thuiswerken: creëer persoonlijke ruimte bij het videobellen. Denk voordat je inlogt na over wat je wel of niet aan je collega’s wilt tonen. Hoe dichtbij mag de ander komen? Sommigen vinden het geen enkel probleem om hun thuisomgeving aan collega’s te laten zien, deze mensen vinden het ook vaak leuk om eindelijk eens te zien hoe hun collega’s wonen. Maar voor jou voelt dit misschien wel als een invasie van je persoonlijke ruimte. Dit voorkom je door bijvoorbeeld een virtuele achtergrond van een exotisch oord in te stellen en zo de ruimte achter je te ‘bedekken’, of het toch een persoonlijk tintje te geven door een eigen vakantiefoto te gebruiken. Je kunt ook simpelweg een wit laken of juist een vrolijk gekleurde sprei over de boekenkast achter je gooien, of (te) persoonlijke spullen zoals familiefoto’s weg te halen. Kortom, richt de ruimte op jouw voorwaarden en naar jouw wensen in.

  • Thuiswerken: hoe maak je in je thuisomgeving mentaal de stap om in de ‘werkmodus’ te komen en te blijven? Dit kan in je eigen huis best even schakelen zijn, bijvoorbeeld als je aan de eettafel gaat werken, terwijl je daar net nog hebt zitten ontbijten. ‘TOKORO’ voor thuiswerken betekent dat je (de goede) elementen van je werk verwerkt in jouw domein. Bijvoorbeeld door kantoorgeluiden als achtergrondgeluid in te zetten. Heb je een online conferentie voor de boeg? Zet eens lauwe koffie in thermoskannen, serveer in huishoudfolie gewikkelde hotelcake en eet die op tijdens de pauze. Zo kom je wel in de stemming!


  • Samenwerken: afdelingsoverleg met collega’s en werken met subgroepen bij het videobellen? Geef elke ‘kamer’ (ook wel bekend als breakout room) een herkenbare (bij)naam die gelinkt is aan een fysieke plek in het gebouw waar jullie elkaar normaal gesproken treffen. Denk bijvoorbeeld aan het Nieuwscafé, de Coffee Corner, de Kantine, etc.

Meer weten? Deel drie volgt gauw. Dat deel gaat over: Psychologische ruimte & relaties.


'Actually, who are you not to be? Your playing small does not serve the world. There is nothing enlightened about shrinking so that other people won't feel insecure around you. We are all meant to shine, as children do.'

-Marianne Williamson-

KvK 65773322