Zoeken

Neem de touwtjes in handen bij digitaal (samen)werken, deel vier

Een ontmoeting van zienswijzen tussen Oost en West: samenspel van grenzen en ruimte.


We worstelen er op dit moment (bijna) allemaal mee: hoe krijg of behoud je in deze tijd een gevoel van zelfsturing, nu op afstand werken de norm is? Collega’s krijgen tijdens het videovergaderen een inkijkje in jouw persoonlijke ruimte en je staat constant ‘aan’, want het onderscheid tussen privétijd en werktijd begint steeds verder te vervagen.


Volgens Cornelis Bakker, een Nederlands-Amerikaanse psychiater, heeft een mens territoria nodig. De mate van aanspraak kunnen maken op territoria bepaalt de vorming en beleving van de eigen identiteit, veiligheid en vrijheid. Ik vraag me af welke invloed deze manier van werken hierop heeft.


Mijn hypothese: door de vlucht die thuiswerken (noodgedwongen) heeft genomen, is onze beleving van aanspraak kunnen maken op eigen territoria verloren gegaan, of in ieder geval sterk verminderd. Dit heeft een negatieve invloed op onze perceptie van zelfsturing en ons gevoel van veiligheid, identiteit en vrijheid. Het ervaren van ‘Zoom fatigue’ en ‘MS Teams terreur’, oftewel je volkomen uitgeput voelen na de zoveelste videovergadering, zijn actuele voorbeelden van symptomen van dat verlies.


Om erachter te komen welke grenzen we wél kunnen stellen bij het digitaal samenwerken om meer ruimte en autonomie te ervaren, combineer ik de vier territoria die Bakker onderscheidt met de vier Japanse woorden voor ruimte. Het resultaat is een ontmoeting van zienswijzen uit het Westen en het Oosten in de virtuele ruimte, met concrete suggesties voor zowel thuiswerken als digitaal samenwerken.


Hieronder volgt het laatste deel van het vierluik.


Actieterrein en plek der moeite


Wat staat er in jouw functieomschrijving? Wat zijn de taken en bevoegdheden waarbij je vrijheid om te handelen ervaart, en waar je je ook verantwoordelijk voor voelt? Dit gebied is jouw actieterrein. Stel dat je als regiomanager gewend bent om contact te onderhouden met verschillende filialen. Dan ben je wellicht geïrriteerd wanneer een net aangestelde coördinator zich ineens gaat bemoeien met het relatiemanagement. Diegene komt dan op jouw actieterrein.


Het actieterrein van Bakker koppel ik aan het Japans word ‘BA’. Dit staat voor het genereren van kennis door middel van gerichte interacties tussen mensen, om op deze manier hun expliciete en impliciete kennis te delen. Expliciete kennis is gebaseerd op wetenschappelijke inzichten/feiten en impliciete kennis staat voor het betekenis geven aan zaken op basis van ervaring. Het inrichten van ‘BA’ betekent in dezen het vormgeven van ‘een plek der moeite’, waar individuele informatiestromen samenkomen in collectieve kennis die het hogere doel dient. Kennis zit dus ingebed in ‘BA’, mits het individu dankzij interactie met anderen kan reflecteren op de eigen handelwijzen en denkkaders.


Suggesties:

  • Samenwerken: wanneer in een vergadering enkel gesproken woorden vallen, is het niet altijd makkelijk om de onderlinge verbanden te zien. Je gedachten dwalen snel af. Zeker bij virtueel vergaderen is het prettig om focuspunten te hebben als afwisseling op alle kleine schermen met gezichten. Hoe fijn zou het zijn als er iemand is die hetgeen besproken is, samen kan vatten in een schema of een schets, al tijdens de vergadering? Vraag eens rond in je team/organisatie. Wie is er goed in dingen visueel weergeven? Laat die collega aan het einde van de vergadering zijn/haar (aan)tekeningen delen. Zo doe je een beroep op jouw teamgenoten op verschillende niveaus.

  • Samenwerken: jouw collega’s zijn meer dan hun functies. Houd daar rekening mee bij het ontwerp van je virtuele bijeenkomst, en creëer condities voor verschillende leerstijlen en behoeftes. Maak ruimte voor actief experimenteren, concrete ervaring, reflectieve observatie en abstracte begripsvorming. Bepaal eerst je doel voor een bijeenkomst en ga daarna pas op zoek naar geschikte werkvormen en digitale tools. Wat je ook kiest: keep it simple! Zorg ervoor dat de techniek niet de boventoon voert, de menselijke verbinding is het fundament voor fijn samenwerken.

Wanneer we zienswijzen van Oost en West combineren, komen we tot interessante inzichten die ons helpen om opnieuw aanspraak te maken op onze territoria. Door meer na te denken over jouw virtuele werkomgeving en hierin enkele (kleine) veranderingen aan te brengen, kun je het gevoel van zelfsturing en veiligheid weer terugkrijgen.


Bronvermelding: The Concept Of Ba: buidling a foundation for knowledge creation