Een ontmoeting van zienswijzen tussen Oost en West: samenspel van grenzen en ruimte.
We worstelen er op dit moment (bijna) allemaal mee: hoe krijg of behoud je in deze tijd een gevoel van zelfsturing, nu op afstand werken de norm is? Collega’s krijgen tijdens het videovergaderen een inkijkje in jouw persoonlijke ruimte en je staat constant ‘aan’, want het onderscheid tussen privétijd en werktijd begint steeds verder te vervagen.
Volgens Cornelis Bakker, een Nederlands-Amerikaanse psychiater, heeft een mens territoria nodig. De mate van aanspraak kunnen maken op territoria bepaalt de vorming en beleving van de eigen identiteit, veiligheid en vrijheid. Ik vraag me af welke invloed deze manier van werken hierop heeft.
Mijn hypothese: door de vlucht die thuiswerken (noodgedwongen) heeft genomen, is onze beleving van aanspraak kunnen maken op eigen territoria verloren gegaan, of in ieder geval sterk verminderd. Dit heeft een negatieve invloed op onze perceptie van zelfsturing en ons gevoel van veiligheid, identiteit en vrijheid. Het ervaren van ‘Zoom fatigue’ en ‘MS Teams terreur’, oftewel je volkomen uitgeput voelen na de zoveelste videovergadering, zijn actuele voorbeelden van symptomen van dat verlies.
Om erachter te komen welke grenzen we wél kunnen stellen bij het digitaal samenwerken om meer ruimte en autonomie te ervaren, combineer ik de vier territoria die Bakker onderscheidt met de vier Japanse woorden voor ruimte. Het resultaat is een ontmoeting van zienswijzen uit het Westen en het Oosten in de virtuele ruimte, met concrete suggesties voor zowel thuiswerken als digitaal samenwerken.
Hieronder volgt deel drie van het vierluik.
Psychologische ruimte & relaties
Mensen zijn sociale dieren die interacties met elkaar aangaan. ‘Ik ben, omdat wij zijn’. Bij psychologische ruimte draait het om de aandacht die mensen van anderen krijgen. Zoals een spreker niet graag onderbroken wordt in zijn/haar betoog, wil ieder mens gezien en erkend worden in wat hij/zij doet. Zo neemt een mens psychologische ruimte in.
Deze psychologische ruimte van Bakker koppel ik aan het Japanse woord ‘WA’, oftewel hoe een ruimte invloed heeft op de relaties tussen mensen. Rekening houden met ‘WA’ betekent dat je nadenkt over de aankleding, sfeer, kleur en geur wanneer mensen bij elkaar komen. Hoe mensen elkaar treffen, bepaalt mede de kwaliteit van hun onderlinge relaties.
Suggesties:
Thuiswerken: zit je acht tot negen uur per dag achter je pc te tikken of te vergaderen op kantoor? Nee! In het echte leven loop je af en toe langs bij een collega om iets te vragen, houd je een praatje met iemand bij de printer of spar je met een teamgenoot over een vraagstuk dat je bezighoudt. Waar zijn de toevallige ontmoetingen gebleven nu we thuiswerken? Neem jouw psychologische ruimte in door bewust informele momenten te organiseren. Pleit ervoor om een vergadering tien minuten eerder te starten, zodat collega’s even informeel kunnen bijpraten zonder agenda. Of organiseer een wekelijks ontmoetingsmoment tussen collega’s, waarin mensen elkaar als meer dan functionarissen treffen. Wat houdt jou en de ander op dit moment bezig? Hoe gaat het met jullie buiten het werk?
Samenwerken: stem de virtuele ruimte af op het soort ontmoeting, ten gunste van de kwaliteit van de relaties. Een vrijdagmiddagborrel in Zoom? Wat dacht je van een strandthema met behulp van tools als Toucan, Wonder, Spatial.Chat of GetMiBo. Stakeholdersbijeenkomst in Zoom/MS Teams organiseren? Denk eens na over het soort achtergrondmuziek dat je draait. Hoe wil je dat mensen zich voelen wanneer ze de virtuele ruimte betreden? Hoe kun je de virtuele ruimte aankleden om dat te bereiken?
Samenwerken: belachelijk simpel in de uitvoering en helaas nog steeds niet vaak toegepast tijdens het videovergaderen: werken met subgroepen. Waarom? In een kleine groep is de drempel lager om je mening te delen, een verbinding aan te gaan met je gesprekspartner(s), en tot andere inzichten te komen. In plaats van een verplicht rondje mededelingen zou je bijvoorbeeld na de start van een vergadering subgroepen van drie personen kunnen aanmaken die vragen behandelen. Enkele voorbeelden: ‘Wat houdt jou vandaag bezig?’, of ‘Waarvan lig je wakker?’. Deze vragen worden besproken in vijf, tien of vijftien minuten en dan komt iedereen terug in de plenaire ruimte. Vervolgens vraag je iedere deelnemer om één woord of een zin in de chat te typen, representatief voor wat er in de subgroep is besproken. Zo maak je binnen korte tijd ruimte voor iedereen om zich gehoord te voelen in de virtuele omgeving.
Binnenkort volgt sluitstuk van dit vierluik: Actieterrein en plek der moeite.